>>

I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТРЕБОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Под кадровым делопроизводством понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий.

Более точный смысл термина «делопроизводство» означает — документационное обеспечение управления.

Документы классифицируются по таким признакам: способу фиксации, содержанию, способу изготовления, месту составления, срокам исполнения, происхождению, юридической силе и назначению.

При оформлении документов существуют определенные требования, согласно которым документ должен;

исходить из учреждения, от должностного или физического лица;

быть юридически грамотно оформленным, если он издается на основе нормативного акта высшего органа — в нем указывается его точное наименование, заголовок, номер и дата;

— в содержании документа исчерпывающе освещаются все факты, которые излагаются в нем (желательно кратко и конкретно), в необходимых случаях к документам прилагаются материалы, которые поясняют и дополняют основной текст;

— отвечать требованиям правописания;

— иметь копии, черновики и т.д.

По степени гласности документы бывают; обычные, секретные, для служебного пользования (ДСП). По назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — документ, созданный впервые и надлежащим образом оформленный. В юридическом отношении подлинник и копия равноценны.

В обеспечении юридической силы документа важную роль играют: даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: дату 22 декабря 1997 г. следует оформлять 22.12.97.

Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца.

98.05.01.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 21 января 1998 года.

Документам придают юридическую силу различные способы удостоверения: подписание, утверждение, согласование, визирование, проставление печати.

Основным способом удостоверения документов является подписание. Право подписи документов должностным лицом определяется положениями, уставами, приказами, инструкциями по делопроизводству.

При подготовке документа на фирменном бланке предприятия в подписи название предприятия не повторяется.

Например:

Директор подпись Г. И. Петренко

Если документ готовится не на фирменном бланке, то наименование предприятия включается в наименование должности.

Например:

Директор АОЗТ « Витамина» подпись Г.И.Петренко

В случаях, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются в соответствии с занимаемыми должностями,

Например:

Директор АОЗТ«Витамина» подпись Г.И.Петренко

Главный бухгалтер подпись А.Н. Травина

При подписании актов и других документов членами комиссии указываются не должности, а их обязанности в комиссии. Например:

Председатель комиссии подпись Н.П. Ткаченко

Члены комиссии подпись О.Н. Свиридова

подпись Н.Н. Проскура

| >>
Источник: Лекции по документоведению.

Еще по теме I. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ТРЕБОВАНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА:

  1. Требования к функциональным блокам коммутационного устройства
  2. 1. Понятие и основные черты
  3. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
  4. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
  5. Основные результаты и выводы
  6. Основные результаты и выводы
  7. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
  8. III. ОСНОВНЫЕ НАУЧНЫЕ ПУБЛИКАЦИИ АВТОРА ПО ТЕМЕ ИССЛЕДОВАНИЯ
  9. II. ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИОННОГО ИССЛЕДОВАНИЯ
  10. 2.ПОНЯТИЕ И ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
  11. Основные результаты и выводы
  12. Основные соотношения (бескоординатный подход)
  13. Основные положения работы отражены в следующих публикациях.
  14. Основные расчетные модели силового сопротивления железобетона
  15. Административные процедуры в Кыргызской Республике — этапы развития и основные принципы
  16. 58. Понятие, условия и содержание договора.
  17. Основные полномочия Президента РФ в сфере исполнительной власти
  18. § 2. Понятие и функции нотариата
  19. 9. Понятие патронажа, эмансипация
  20. О понятии финансового опциона