<<
>>

2.3. Информационно-справочные документы

Информационно-справочная документация кадровой службы очень разнообразна. В практике ее подготовки и оформления (допускаются различные варианты. Единые требования для этой (группы документов—четкое отражение факта, послужившего причиной появления такого документа.

К числу информационно-справочных документов относятся: (протоколы заседаний аттестационных комиссий, квалификационных и конкурсных комиссий; акты о нарушении трудовой дисциплины; переписка по вопросам работы с кадрами; докладные и (объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Составляется штатным секретарем или секретарем, избранным на собрании (конференции), подписывается председателем и секретарем собрания (комиссии), иногда подписывается председателем и членами комиссии (заседание аттестационной, конкурсной комиссий).

Формуляр протокола имеет такие реквизиты:

— наименование учреждения, предприятия (полное с подчинением);

— наименование документа (протокол);

— наименование органа, который заседает;

— дата заседания;

— номер;

— данные о председателе и секретаре (инициалы и фамилии);

— состав присутствующих (список или число); —повестка дня;

— текст протокола;

— перечень приложений (если они есть);

— подписи Пример протокола приведен в приложении №11. Текст протокола строится соответственно пунктам повестки

дня по разделам, каждый раздел начинается словами: слушали, выступили, постановили, после них ставится двоеточие, указываются фамилии и инициалы лиц, которые докладывают, а далее текст выступления.

Протокол может иметь любую форму изложения, главное, чтобы он был юридически полноценный (подписи, точное количество присутствующих). Иногда это может иметь решающее значение при решении трудового спора.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий определенные установленные факты или действия.

Иногда составление актов регламентируется специальными правовыми нормами.

В формуляр акта входят такие реквизиты:

— автор документа;

— дата и место составления;

— номер и гриф утверждения (в случае необходимости);

— заголовок;

— основание (например, при окончании срока действия трудового соглашения, акт о приеме работ);

— состав комиссии;

— присутствующие лица (с перечислением фамилий и указанием должностей);

— текст.

Текст складывается из двух частей. В первой указываются основания для составления акта, члены комиссии, ее полномочия и период, охватываемый данным актом; во второй описываются суть и характер проведенной работы, установления факта, а также предложения и выводы Акт составляется в трех экземплярах. Первый высылается в вышестоящую организацию, второй — руководителю, третий — для оформления дела. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, а также присутствовавшие при этом. I

Если у членов комиссии или у присутствующих есть собственное отдельное мнение, они излагают его на первом экземпляре акта ниже подписей (можно изложить особое мнение на отдельном листе бумаги) и ставят подпись и дату.

Докладная и объяснительная записки — это документы, которые адресуются должностному лицу своей или вышестоящей организации, где в них освещаются определенные вопросы с выводами и предложениями. Характер этих документов «может быть отчетный, информационный, инициативный.

В формуляр акта входят такие реквизиты:

— автор документа;

— дата и место составления;

— номер и гриф утверждения (в случае необходимости);

— заголовок;

— основание (например, при окончании срока действия трудового соглашения, акт о приеме работ);

— состав комиссии;

— присутствующие лица (с перечислением фамилий и указанием должностей);

— текст.

Текст складывается из двух частей. В первой указываются основания для составления акта, члены комиссии, ее полномочия и период, охватываемый данным актом; во второй описываются суть и характер проведенной работы, установления факта, а также предложения и выводы Акт составляется в трех экземплярах.

Первый высылается в вышестоящую организацию, второй — руководителю, третий — для оформления дела. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, а также присутствовавшие при этом. I

Если у членов комиссии или у присутствующих есть собственное отдельное мнение, они излагают его на первом экземпляре акта ниже подписей (можно изложить особое мнение на отдельном листе бумаги) и ставят подпись и дату.

Докладная и объяснительная записки — это документы, которые адресуются должностному лицу своей или вышестоящей организации, где в них освещаются определенные вопросы с выводами и предложениями. Характер этих документов «может быть отчетный, информационный, инициативный.

Вместе с тем они имеют общие реквизиты:

· адресат (кому адресована записка), наименование должности, фамилию и инициалы должностного лица;

· наименование вида документа (докладная записка);

· заголовок (краткое содержание текста);

· текст;

· приложение (если такое есть);

· подпись и дата.

Наименование вида документа, дата, наименование структурного подразделения — эти реквизиты пишутся в правом углу. Образец докладной записки:

Директору кинотеатра «Буревестник» A.M. Исаеву

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА О результатах, проверки состояния трудовой дисциплины на предприятии

Довожу до вашего сведения, что в результате проверки состояния трудовой дисциплины на предприятии, проведенной 10 04 98, выявлено опоздание на работу на 2 часа контролера кинотеатра ЛП Савченко.

Начальник отдела кадров подпись Л.И. Петрова

10.04.98

Объяснительная записка фиксирует факты, связанные с осуществлением трудовых отношений.

Образец объяснительной записки:

Директору кинотеатра «Буревестник» A.M. Исаеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

По поводу моего опоздания на работу на 2 часа 10.04.97 поясняю следующее: в 7 часов утра в моей квартире случилась авария системы водоснабжения. Пришлось вызывать аварийную службу для ликвидации аварии и ее последствий.

Контролер кинотеатра подпись Л.

П. Савченко.

10.04.97

Заявление — документ, который содержит просьбу к должностному лицу учреждения, организации.

В отделах кадров наиболее распространенной формой являются личные заявления граждан по трудоустройству, переводу, расторжению трудового договора, предоставлению Отпусков.

Заявления, как правило, составляются в произвольной форме и в зависимости от смысла и содержания имеют некоторые особенности. Например, в заявлениях о приеме на работу обязательно указывается адрес места жительства, в других заявлениях (перевод, увольнение, отпуск) указываются место работы и должность.

Вместе с тем все заявления должны иметь следующие реквизиты:

— наименование организации, должность, фамилию и инициалы лица, имеющего право приема на работу или решения других кадровых вопросов;

— сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, домашний адрес или должность и место работы);

— наименование документа (заявление);

— содержание просьбы;

— перечень прилагаемых документов (если они имеются и нужны) с указанием количества страниц или обоснования;

— дата заявления;

— личная подпись.

<< | >>
Источник: Лекции по документоведению.

Еще по теме 2.3. Информационно-справочные документы:

  1. Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы
  2. Перечень ресурсов информационно-телекоммуникационной сети Интернет
  3. Моргун Альбина Викторовна. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СПОРЫ В СВЯЗИ С НЕНАДЛЕЖАЩЕЙ РЕКЛАМОЙ В СМИ И КИНОПРОДУКЦИИ. Диссертация на соискание ученой степени кандидата юридических наук. Москва - 2014, 2014
  4. ОГЛАВЛЕНИЕ
  5. Объекты пруденциального банковского надзора.
  6. Казакбиева Лилия Тавлуевна. БАНКОВСКИЙ НАДЗОР ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ КАК ФИНАНСОВО-ПРАВОВАЯ КАТЕГОРИЯ. Диссертация на соискание ученой степени кандидата юридических наук. Москва- 2004, 2004
  7. Построение имитационной модели коммутационного устройства
  8. 14. Виды юридических лиц.
  9. § 4. Нотариальные действия
  10. 11. Понятие и признаки юридического лица.
  11. 17. Общество с ограниченной ответственностью (ООО)
  12. 21. Деньги и Ценные бумаги
  13. ТЕМАТИКА (примерная) курсовых работ по арбитражному процессу для студентов ОДО ЮИ ТГУ
  14. 2.ПОНЯТИЕ И ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ
  15. Литература: